Casos de uso

O que um agente de IA faz pela vossa instituição

Canais

Por telefone ou no WhatsApp, o mesmo agente

Vocês escolhem como chega a cada lead. O agente pode começar com uma chamada e continuar no WhatsApp, ou ao contrário, sem perder o contexto do que já foi falado.

Por telefone

Fala com o lead com uma voz natural, responde às suas dúvidas durante a conversa e marca a reunião no momento.

Ideal para: Leads que preferem falar, qualificação e marcação de reuniões.

No WhatsApp

Escreve e responde a mensagens, envia informação e documentos e faz o seguimento por escrito.

Ideal para: Leads que não atendem o telefone ou preferem escrever.

Quando for preciso, também pode continuar a conversa por email ou SMS.

01 · Captação e vendas

Falem com cada lead no momento certo

Casos de speed-to-lead: o agente contacta os vossos leads em segundos, reativa os que arrefeceram, qualifica-os e deixa o passo seguinte feito.

4 casos de uso

Caso de uso 01

  • Chamada
  • WhatsApp

Liguem a cada novo lead de imediato

Quando alguém preenche um formulário ou chega através de uma campanha, o agente liga-lhe ou escreve-lhe no WhatsApp em segundos, enquanto ainda está a pensar na vossa instituição.

Quando usar: Recebem leads de formulários ou campanhas e a vossa equipa demora horas ou dias a contactá-los.

  1. 01.

    Entra um novo lead

    Um formulário web, uma campanha da Meta ou da Google, ou o vosso CRM cria o lead, e o agente recebe-o de imediato.

  2. 02.

    O agente contacta-o em segundos

    Liga-lhe ou escreve-lhe no WhatsApp, confirma o curso que lhe interessa e responde às primeiras dúvidas. Se não atender, tenta até oito vezes, combinando chamadas e WhatsApp.

  3. 03.

    Entrega o lead pronto

    Se o lead estiver interessado, propõe uma reunião com um consultor e confirma-a no calendário.

O que fica no vosso CRM: O lead contactado em segundos, com um resumo da primeira conversa e a reunião marcada.

Caso de uso 02

  • Chamada
  • WhatsApp

Reativem as vossas bases de leads frias

O agente volta a contactar, por telefone ou WhatsApp, os leads que pediram informação há algum tempo e não avançaram, e descobre em minutos quais continuam interessados.

Quando usar: Têm leads de campanhas ou edições anteriores que ninguém acompanhou.

  1. 01.

    Escolhem quem contactar

    Por exemplo, pessoas que pediram informação no ano passado e não se matricularam. O agente recebe o histórico de cada lead a partir do vosso CRM.

  2. 02.

    O agente liga ou escreve

    Recorda ao lead o curso que lhe interessava e pergunta se continua à procura. Se não atender, escreve-lhe no WhatsApp.

  3. 03.

    Age conforme a resposta

    Se continuar interessado, marca uma reunião. Se quiser informação, envia-a. Se não for o momento certo, agenda um seguimento.

O que fica no vosso CRM: Cada lead atualizado com o seu estado (interessado, mais tarde ou sem interesse) e o passo seguinte.

Caso de uso 03

  • Chamada
  • WhatsApp

Qualifiquem leads e marquem reuniões

Na chamada ou no WhatsApp, o agente faz a cada lead as perguntas de que a vossa equipa precisa e, se encaixar no perfil, confirma a entrevista, a chamada ou a visita ao campus.

Quando usar: A vossa equipa perde demasiado tempo com leads que não encaixam no perfil e a coordenar reuniões por vários emails ou chamadas.

  1. 01.

    Definem os critérios

    Por exemplo: formação anterior, data de início, regime de estudo, orçamento ou se precisa de bolsa.

  2. 02.

    O agente pergunta durante a conversa

    As perguntas surgem com naturalidade enquanto responde às dúvidas, por isso nunca parece um formulário.

  3. 03.

    Marca reuniões com os leads certos

    Consulta a disponibilidade da vossa equipa, confirma a reunião, envia um lembrete e, se o candidato não puder comparecer, reagenda.

O que fica no vosso CRM: As respostas de cada lead no seu registo, uma prioridade clara e a reunião no calendário do consultor.

Caso de uso 04

  • Chamada
  • WhatsApp

Acionem ações personalizadas durante a conversa

Se o lead pedir algo ou cumprir uma condição, o agente age de imediato: envia a brochura ou as condições das bolsas por WhatsApp ou email, atualiza o vosso CRM ou transfere a chamada para a vossa equipa a meio da conversa.

Quando usar: Os passos seguintes dependem de alguém da vossa equipa se lembrar de os fazer mais tarde.

  1. 01.

    Definem as ações

    Por exemplo: “se perguntar por bolsas, envia o documento” ou “se estiver pronto, avisa o seu consultor.”

  2. 02.

    O agente executa-as de imediato

    Sem esperar por ninguém: envia a informação, preenche os dados no vosso CRM ou cria uma tarefa para a vossa equipa.

  3. 03.

    Confirma e faz o seguimento

    Confirma com o lead que recebeu o que pediu e, alguns dias depois, volta a contactá-lo se for preciso.

O que fica no vosso CRM: Cada ação registada no CRM junto da conversa que a desencadeou.

02 · Apoio ao aluno e secretaria

Atendam o telefone quando a vossa equipa não pode

O agente atende chamadas e mensagens de alunos e famílias, esclarece as suas dúvidas, assinala o que precisa de uma pessoa e encaminha cada assunto para a equipa certa.

4 casos de uso

Caso de uso 05

  • Chamada
  • WhatsApp

Atendimento fora de horas

À noite, ao fim de semana ou em plena época de matrículas, o agente atende as chamadas e mensagens de WhatsApp recebidas e prepara o passo seguinte.

Quando usar: Recebem chamadas ou mensagens em horários em que a vossa equipa não está disponível.

  1. 01.

    Atende de imediato

    Gere chamadas e mensagens de WhatsApp a qualquer hora e em vários idiomas.

  2. 02.

    Resolve ou regista o pedido

    Responde às perguntas frequentes sobre cursos, prazos ou propinas e anota tudo o que precisa de uma pessoa.

  3. 03.

    Prepara o passo seguinte

    Marca uma reunião com a vossa equipa ou passa o caso com um resumo, para que ninguém tenha de repetir nada.

O que fica no vosso CRM: Logo de manhã, a vossa equipa encontra dúvidas respondidas, reuniões marcadas e o CRM atualizado.

Caso de uso 06

  • Chamada
  • WhatsApp

Filtrem e encaminhem as chamadas recebidas

O agente atende primeiro todas as chamadas, percebe o que a pessoa precisa, resolve os pedidos simples e transfere para o departamento certo tudo o que precise da vossa equipa.

Quando usar: A vossa central recebe um grande volume de chamadas e a vossa equipa perde tempo com perguntas repetitivas ou chamadas destinadas a outra pessoa.

  1. 01.

    Atende e pergunta o motivo

    Cumprimenta em nome da vossa instituição e identifica se é um pedido de admissão ou uma chamada de um aluno, de uma família ou de um fornecedor.

  2. 02.

    Resolve as perguntas habituais

    Horários, prazos, documentos ou como chegar: o que pode ser respondido, responde no momento.

  3. 03.

    Encaminha com contexto

    Se for precisa uma pessoa, transfere a chamada para o departamento que definiram sem interromper a conversa, com um resumo do que foi falado.

O que fica no vosso CRM: Cada chamada classificada por motivo, com o seu resumo e para quem foi transferida.

Caso de uso 07

  • Chamada
  • WhatsApp

Registem ocorrências e encaminhem-nas para o departamento certo

O agente atende alunos e famílias quando ligam ou escrevem para comunicar algo —uma falta, um problema com um pagamento, uma avaria no campus— e envia o registo completo para o departamento certo.

Quando usar: Os pedidos chegam à secretaria ou à central e perdem-se, acumulam-se ou demoram demasiado a chegar a quem os tem de resolver.

  1. 01.

    Atende a chamada ou a mensagem

    Identifica quem está a contactar (aluno ou família) e percebe o tipo de ocorrência: académica, administrativa, de pagamentos ou de instalações.

  2. 02.

    Recolhe todos os dados

    Pede o que faltar —curso, data, motivo, dados de contacto— para que ninguém tenha de voltar a ligar.

  3. 03.

    Envia-a à equipa certa

    Encaminha o registo para o departamento que definiram para cada tipo (orientação académica, administração, secretaria…), regista-o no vosso sistema e confirma a receção à pessoa.

O que fica no vosso CRM: Cada ocorrência registada com o seu tipo, os seus dados e o departamento para onde foi enviada.

Caso de uso 08

  • Chamada
  • WhatsApp

Apoiem os vossos alunos com toda a informação de que precisam

O agente responde às dúvidas dos vossos alunos por telefone ou WhatsApp: horários, datas de exames, procedimentos, documentos, a plataforma de ensino ou estágios. Dá-lhes tudo o que precisam de imediato, sem esperar que alguém responda.

Quando usar: A vossa equipa responde vezes sem conta às mesmas perguntas dos alunos, sobretudo no início do semestre e em época de exames.

  1. 01.

    O aluno pergunta

    Liga ou escreve no WhatsApp com a sua dúvida, a qualquer hora.

  2. 02.

    O agente dá-lhe tudo o que precisa

    Responde com a informação da vossa instituição e envia o que for preciso por WhatsApp ou email: um calendário, um formulário ou os passos de um procedimento.

  3. 03.

    Escala só o que for preciso

    Se o pedido exigir uma pessoa, passa-o ao departamento certo com um resumo da conversa.

O que fica no vosso CRM: Dúvidas respondidas de imediato e um registo das perguntas mais frequentes dos vossos alunos.

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