Lo que vas a conseguir
- Un agente que confirma, reprograma y registra el resultado de cada entrevista
- Una campaña de confirmación a T‑24 h con reintentos por voz y WhatsApp
- El estado de cada entrevista de vuelta en tu CRM
Por qué confirmar las entrevistas
Un candidato que no se presenta a la entrevista de admisión es una plaza de agenda perdida para el asesor y, muchas veces, una matrícula perdida. La mayoría de los no-shows no son un «no»: son olvidos, imprevistos o dudas que nadie resolvió a tiempo.
Un recordatorio con opción de reprogramar convierte muchos de esos casos en una entrevista realizada, o en un hueco que se puede volver a ocupar.
+11 %
de asistencia con recordatorios, según un metaanálisis de 12 estudios (Al-Turbag et al., 2026)
+4 a +7
puntos de matrícula con mensajes a admitidos en EE. UU. (Castleman y Page, 2012)
≈ 7 $
de coste por estudiante en ese mismo estudio
- Estudio
- Metaanálisis de recordatorios (Al-Turbag et al., 2026)
- Ámbito
- Citas hospitalarias · 12 estudios, 8.236 participantes
- Resultado
- Los recordatorios aumentan la asistencia un 11 % (RR 1,11). Los telefónicos tienen un efecto significativo (RR 1,11). Los SMS muestran un efecto parecido (RR 1,14), pero no significativo y muy variable entre estudios
- Estudio
- Mensajes contra el «summer melt» (Castleman y Page, 2012)
- Ámbito
- Admisión universitaria · EE. UU.
- Resultado
- Mensajes personalizados a admitidos: +4 puntos de matrícula en Dallas y +7 en Lawrence y Springfield. En Boston, sin efecto
Cómo funciona en Reshape
El agente llama al candidato antes de la entrevista, le recuerda fecha, hora y formato y recoge su respuesta. Si no puede ir, le reprograma en ese momento. Todo queda registrado y vuelve a tu CRM. Estas son las piezas que vas a usar:
- Pieza
- Campaña (Manual o API)
- Dónde
- Campañas
- Para qué sirve aquí
- Lanza las llamadas de confirmación con sus reintentos
- Pieza
- Variables dinámicas
- Dónde
- API ·
initiate_conversation - Para qué sirve aquí
- Pasan al agente el nombre, el programa, la fecha, la hora, el formato y el asesor de cada entrevista
- Pieza
- Calendario (herramienta)
- Dónde
- Agente → Herramientas
- Para qué sirve aquí
- Deja al agente consultar huecos y reprogramar en la misma llamada. Se sincroniza con Google Calendar u Outlook
- Pieza
- Transferir llamada
- Dónde
- Agente → Herramientas
- Para qué sirve aquí
- Pasa al candidato con admisiones si tiene dudas que el agente no debe resolver
- Pieza
- Herramienta de Email
- Dónde
- Agente → Herramientas
- Para qué sirve aquí
- Envía durante la llamada un email con la confirmación o el nuevo horario
- Pieza
- Colección de Datos
- Dónde
- Agente → Colección de Datos
- Para qué sirve aquí
- Extrae de cada llamada campos como
estado_entrevista,nueva_fechaomotivo_cancelacion(hasta 25)
- Pieza
- Calendario (menú)
- Dónde
- Menú lateral → Calendario
- Para qué sirve aquí
- Muestra las citas que han agendado los agentes
- Pieza
- Automatizaciones
- Dónde
- Integraciones
- Para qué sirve aquí
- Devuelven el resultado al CRM: confirmada, reprogramada, cancelada o sin contacto
Campaña manual diaria
Más sencilla
Cada día cargas la lista de entrevistas del día siguiente. Fácil para empezar, pero depende de que alguien lo haga a diario.
Campaña API (recomendada)
Automática
Tu CRM o Make, Zapier o n8n llaman a la API 24 h antes de cada entrevista con los datos de la cita. Cada candidato recibe la llamada en su momento justo.
Cuándo y por qué canal recordar
La pieza central es una llamada 24 horas antes: da margen para reprogramar y para volver a ocupar el hueco. Se acompaña de un WhatsApp de respaldo y de un recordatorio corto el mismo día. Son tiempos de partida: ajústalos según la tasa de no-show de cada convocatoria.
- Momento
- Al agendar
- Canal
- Email o WhatsApp (CRM o herramienta de Email del agente)
- Contenido
- Confirmación con fecha, hora, formato (presencial u online), enlace o dirección y qué llevar
- Si no hay respuesta
- —
- Momento
- T‑24 h
- Canal
- Llamada del agente
- Contenido
- Recordar, confirmar asistencia y reprogramar si hace falta
- Si no hay respuesta
- Reintento por voz a los 30 min
- Momento
- T‑24 h + 1 h
- Canal
- WhatsApp (reintento)
- Contenido
- «Te hemos llamado para confirmar tu entrevista de mañana. Responde SÍ o CAMBIAR»
- Si no hay respuesta
- Llamada a las 3 h, con Sin respuesta en WhatsApp
- Momento
- T‑2 h (o la mañana del día)
- Canal
- WhatsApp o email
- Contenido
- Recordatorio corto con el enlace de la videollamada o la dirección
- Si no hay respuesta
- —
- Momento
- T+15 min, si no se conecta
- Canal
- Llamada (otra campaña o automatización)
- Contenido
- «¿Estás teniendo problemas para entrar?». Ofrece reprogramar en el momento
- Si no hay respuesta
- WhatsApp para reprogramar
- Entrevistas en lunes
- Llama el viernes: una llamada en domingo molesta.
- Entrevistas online
- El enlace va en todos los recordatorios, y el de T‑2 h es imprescindible.
- Candidatos menores de edad
- Confirma con el tutor o la tutora si así lo exige el centro, y adapta el guion.
Qué hacer según la respuesta
No basta con recordar: el agente debe convertir el «no puedo» en una nueva fecha antes de colgar. Lo que pase en cada caso se guarda en estado_entrevista y se envía al CRM.
- Respuesta
- Confirma
- Qué hace el agente
- Repite fecha, hora y formato. Pregunta si tiene alguna duda. Si es online, ofrece enviar el enlace
- estado_entrevista
confirmada- Qué pasa después
- Recordatorio T‑2 h
- Respuesta
- No puede ir
- Qué hace el agente
- Pregunta qué día le va mejor, consulta huecos con la herramienta Calendario y reserva el nuevo. Sin calendario conectado, recoge 2 preferencias
- estado_entrevista
reprogramada+nueva_fecha- Qué pasa después
- El CRM mueve la cita y libera el hueco original
- Respuesta
- No lo sabe
- Qué hace el agente
- Propone mantener la cita y volver a confirmar por WhatsApp esa misma tarde
- estado_entrevista
pendiente- Qué pasa después
- WhatsApp de seguimiento
- Respuesta
- Ya no le interesa o ha elegido otro centro
- Qué hace el agente
- Agradece, pregunta brevemente el motivo y no insiste
- estado_entrevista
cancelada+motivo_cancelacion- Qué pasa después
- Hueco libre. Si hay lista de espera, se ofrece a otro candidato
- Respuesta
- Tiene dudas (becas, precio, requisitos)
- Qué hace el agente
- Responde con su base de conocimiento. Si no puede, transfiere a admisiones o agenda una llamada con un asesor
- estado_entrevista
confirmadaopendiente- Qué pasa después
- Tarea para el asesor en el CRM
- Respuesta
- No contesta / buzón
- Qué hace el agente
- —
- estado_entrevista
sin_contacto- Qué pasa después
- Reintentos (voz, WhatsApp, voz). Si sigue sin contacto, aviso al asesor
- Respuesta
- Pide que no le llamen
- Qué hace el agente
- Lo respeta y cierra la llamada
- estado_entrevista
baja- Qué pasa después
- Se detienen los reintentos (
stop_campaign_leads)
Paso 1 de 8
Activa las herramientas del agente
Ve a Agentes de voz, abre el agente que hará las llamadas y entra en Configurar → Config avanzada → Herramientas.
- Calendario
- Actívala y conéctala a Google Calendar u Outlook. Así el agente puede consultar huecos libres y reprogramar en la misma llamada.
- Herramienta de Email (opcional)
- Permite enviar la confirmación o el nuevo horario por email al terminar la llamada.
- Transferir Llamada
- Añade el número de admisiones para las dudas sobre becas, precios o requisitos.
- Detección de Buzón de Voz
- Actívala para no dejar mensajes a medias.
Paso 2 de 8
Crea los campos en Colección de Datos
En Colección de Datos, crea los campos que necesita tu CRM (hasta 25). Como mínimo:
- estado_entrevista
confirmada,reprogramada,cancelada,pendiente,sin_contactoobaja.- nueva_fecha
- La fecha y la hora nuevas, si el candidato reprograma.
- motivo_cancelacion
- Por qué ya no quiere la entrevista, en pocas palabras.
Guarda los cambios y haz una llamada de prueba con Probar agente.
Paso 3 de 8
Crea la campaña de confirmación
Ve a Campañas → Nueva campaña y deja el canal en Llamada de voz.
- Nombre
- Por ejemplo, Confirmación entrevistas de admisión (T‑24 h).
- Tipo de Campaña
- Campaña API si el CRM lanza las llamadas, o Manual si cargas la lista cada día.
- Agente de voz
- El que has preparado en los pasos 1 y 2.
Paso 4 de 8
Ajusta las llamadas concurrentes y los reintentos
- Número de teléfono
- Obligatorio. Si no tienes ninguno, añádelo en Mis números.
- Llamadas concurrentes
- 3, y ajústalo al volumen diario de entrevistas.
- Reintentos
- 3, para crear las tres estrategias del paso 6.
Paso 5 de 8
Configura el horario
Activa Habilitar programación y pon de lunes a viernes, de 10:00 a 20:00, con Respetar zona horaria del lead activado. Esto importa si tienes candidatos internacionales.
Paso 6 de 8
Configura los reintentos avanzados
Activa Habilitar reintentos avanzados con un límite de 1 día: no tiene sentido seguir intentándolo después de la entrevista. Después, crea estas tres estrategias:
- Intento
- Llamada inicial
- Canal
- Voz
- Si el resultado es…
- —
- Cuándo
- T‑24 h
- Intento
- Reintento 1
- Canal
- Voz
- Si el resultado es…
- No contesta · Ocupado · Llamada fallida
- Cuándo
- 30 minutos
- Intento
- Reintento 2
- Canal
- Si el resultado es…
- No contesta · Buzón de voz
- Cuándo
- 1 hora
- Intento
- Reintento 3
- Canal
- Voz
- Si el resultado es…
- No contesta · Buzón de voz · Sin respuesta en WhatsApp
- Cuándo
- 3 horas
Pulsa Guardar.
Paso 7 de 8
Lanza las llamadas 24 h antes desde tu CRM
Si es una Campaña API, configura en tu CRM o en Make, Zapier o n8n la llamada a initiate_conversation 24 h antes de cada entrevista, con el campaign_id, el crm_lead_id y las variables de la cita:
{
"api_key": "tu_api_key",
"agent_id": "id_del_agente",
"phone_number": "+34600123456",
"agent_phone_number_id": "id_del_numero",
"campaign_id": "id_de_la_campaña",
"crm_lead_id": "id_del_lead_en_tu_crm",
"dynamic_variables": {
"first_name": "Laura",
"programa": "Grado en ADE",
"fecha_entrevista": "jueves 15 de octubre",
"hora_entrevista": "10:30",
"formato": "online",
"asesor": "Marta"
}
}Si es una campaña Manual, carga cada día la lista de entrevistas del día siguiente con esas mismas columnas.
Paso 8 de 8
Cierra el circuito con tu CRM
- En Integraciones → Automatizaciones, crea una automatización Conversación completada filtrada por esta campaña, con un webhook a tu CRM.
- Envía
estado_entrevistaynueva_fechapara que el CRM actualice la cita. - Revisa en Calendario las entrevistas que el agente ha reprogramado.
Guion del agente y plantillas de WhatsApp
Una llamada de confirmación debe durar menos de 2 minutos. El agente no vende: confirma, resuelve lo básico y, si hace falta, reprograma.
- Saludo
- «Hola {{first_name}}, soy LidIA, del equipo de admisiones de {{centro}}. Te llamo por tu entrevista para {{programa}}.»
- Recordatorio
- «La tienes mañana, {{fecha_entrevista}}, a las {{hora_entrevista}}, en formato {{formato}}, con {{asesor}}.»
- Pregunta cerrada
- «¿Puedes confirmarme que asistirás?»
- Si dice que sí
- «¡Perfecto! Te envío el enlace (o la dirección) por email. Ten a mano tu DNI y tu último boletín de notas.» Adapta lo que tiene que llevar a cada centro.
- Si no puede
- «Sin problema, lo cambiamos ahora. ¿Qué día te va mejor, esta semana o la que viene?» Consulta huecos y confirma el nuevo.
- Si duda
- Resuelve con la base de conocimiento o transfiere a admisiones.
- Si no le interesa
- «Entendido, gracias por avisar. ¿Me puedes decir brevemente el motivo? Nos ayuda a mejorar.» No insiste.
- Cierre
- Resume el resultado («Te espero el jueves a las 10:30») y se despide.
Hola {{1}}, te hemos llamado desde admisiones de {{2}} para confirmar tu entrevista de mañana, {{3}}, a las {{4}}. Responde SÍ para confirmar o CAMBIAR si necesitas otra fecha.Hola {{1}}, en 2 horas tienes tu entrevista de admisión. Enlace: {{2}}. Si te surge algo, responde a este mensaje y te buscamos otro hueco.Antes de activar
- Agente con la herramienta Calendario conectada (Google u Outlook)
- Transferencia a admisiones configurada y detección de buzón activada
- Campos en Colección de Datos:
estado_entrevista,nueva_fecha,motivo_cancelacion - Guion revisado por el equipo de admisiones (tono, lo que se puede decir y lo que no)
- Campaña de confirmación creada (API o manual), con reintentos y límite de 1 día
- Plantillas de WhatsApp aprobadas (reintento y recordatorio T‑2 h)
- CRM o automatización lanzando las llamadas a T‑24 h, con las variables de la cita
- Automatización de vuelta al CRM con el estado de cada entrevista
- Consentimiento para contactar recogido en la solicitud de admisión (RGPD)
- Prueba completa con una entrevista ficticia propia
Qué medir
- Métrica
- Tasa de no-show
- Cómo se calcula
- Entrevistas sin presentarse / entrevistas agendadas
- Para qué
- El objetivo principal: compárala con las semanas anteriores a Reshape
- Métrica
- Tasa de confirmación
- Cómo se calcula
confirmada/ candidatos llamados- Para qué
- Ver si el guion funciona
- Métrica
- Reprogramaciones
- Cómo se calcula
reprogramada/ candidatos llamados- Para qué
- Entrevistas que antes se perdían y ahora se recuperan
- Métrica
- Huecos reocupados
- Cómo se calcula
- Huecos liberados que se han vuelto a llenar
- Para qué
- El valor real de avisar con 24 h
- Métrica
- Sin contacto
- Cómo se calcula
sin_contactotras todos los reintentos- Para qué
- Si es alto, revisa horarios o añade otro canal
- Métrica
- Asistencia de los confirmados
- Cómo se calcula
- Confirmados que sí se presentan
- Para qué
- La fiabilidad del «sí». Si baja, refuerza el T‑2 h
Fuentes: «A systematic review and meta-analysis of appointment reminders for enhancing hospital attendance», Journal of Hospital Management and Health Policy (Al-Turbag et al., 2026), y «Can Text Messages Mitigate Summer Melt?», resumen de NEBHE del estudio de Castleman y Page (2012).
¿Se te escapan entrevistas?
Te ayudamos a montar la campaña de confirmación y a conectarla con tu CRM.
Prueba un agente