Anwendungsfälle

Was ein KI-Agent für Ihre Bildungseinrichtung leistet

Kanäle

Per Telefon oder auf WhatsApp – derselbe Agent

Sie entscheiden, wie er jeden Lead erreicht. Der Agent kann mit einem Anruf beginnen und auf WhatsApp weitermachen oder umgekehrt, ohne den Kontext des bisherigen Gesprächs zu verlieren.

Per Telefon

Er spricht mit natürlicher Stimme mit dem Lead, beantwortet seine Fragen im Gespräch und vereinbart direkt einen Termin.

Ideal für: Leads, die lieber sprechen, Qualifizierung und Termine.

Auf WhatsApp

Er schreibt und beantwortet Nachrichten, sendet Informationen und Dokumente und fasst schriftlich nach.

Ideal für: Leads, die nicht ans Telefon gehen oder lieber schreiben.

Bei Bedarf kann er das Gespräch auch per E-Mail oder SMS fortsetzen.

01 · Studierendengewinnung und Vertrieb

Sprechen Sie jeden Lead im richtigen Moment an

Speed-to-Lead-Anwendungsfälle: Der Agent erreicht Ihre Leads in Sekunden, reaktiviert erkaltete Leads, qualifiziert sie und erledigt den nächsten Schritt.

4 Anwendungsfälle

Anwendungsfall 01

  • Anruf
  • WhatsApp

Rufen Sie jeden neuen Lead sofort an

Wenn jemand ein Formular ausfüllt oder über eine Kampagne kommt, ruft der Agent innerhalb von Sekunden an oder schreibt auf WhatsApp – während die Person noch an Ihre Einrichtung denkt.

Wann einsetzen: Sie erhalten Leads über Formulare oder Kampagnen, und Ihr Team braucht Stunden oder Tage, um sie zu kontaktieren.

  1. 01.

    Ein neuer Lead kommt herein

    Ein Webformular, eine Meta- oder Google-Kampagne oder Ihr CRM legt den Lead an, und der Agent übernimmt ihn sofort.

  2. 02.

    Der Agent meldet sich in Sekunden

    Er ruft an oder schreibt auf WhatsApp, bestätigt, für welchen Studiengang sich der Lead interessiert, und beantwortet erste Fragen. Meldet sich niemand, versucht er es bis zu acht Mal und kombiniert dabei Anrufe und WhatsApp.

  3. 03.

    Er übergibt den Lead startklar

    Ist der Lead interessiert, bietet er ein Gespräch mit einer Beraterin oder einem Berater an und trägt es im Kalender ein.

Was in Ihrem CRM landet: Der Lead ist in Sekunden kontaktiert, mit einer Zusammenfassung des ersten Gesprächs und einem vereinbarten Termin.

Anwendungsfall 02

  • Anruf
  • WhatsApp

Reaktivieren Sie Ihre alten Lead-Datenbanken

Der Agent nimmt per Telefon oder WhatsApp wieder Kontakt zu Leads auf, die vor einiger Zeit Informationen angefordert und sich nicht weiter gemeldet haben, und findet in wenigen Minuten heraus, wer noch interessiert ist.

Wann einsetzen: Sie haben Leads aus früheren Kampagnen oder Jahrgängen, bei denen niemand nachgefasst hat.

  1. 01.

    Sie wählen aus, wen Sie kontaktieren

    Zum Beispiel Personen, die im letzten Jahr Informationen angefordert, sich aber nicht eingeschrieben haben. Der Agent erhält die Historie jedes Leads aus Ihrem CRM.

  2. 02.

    Der Agent ruft an oder schreibt

    Er erinnert den Lead an den Studiengang, für den er sich interessiert hat, und fragt, ob er noch sucht. Geht niemand ran, schreibt er auf WhatsApp.

  3. 03.

    Er handelt je nach Antwort

    Besteht noch Interesse, vereinbart er einen Termin. Möchte der Lead Informationen, sendet er sie. Passt es gerade nicht, plant er ein erneutes Nachfassen.

Was in Ihrem CRM landet: Jeder Lead ist mit seinem Status (interessiert, später oder nicht interessiert) und dem nächsten Schritt aktualisiert.

Anwendungsfall 03

  • Anruf
  • WhatsApp

Qualifizieren Sie Leads und vereinbaren Sie Termine

Im Anruf oder auf WhatsApp stellt der Agent jedem Lead die Fragen, die Ihr Team braucht, und bestätigt bei passenden Leads das Gespräch, den Anruf oder den Campusbesuch.

Wann einsetzen: Ihr Team verbringt zu viel Zeit mit Leads, die nicht passen, und mit der Terminabstimmung über zahlreiche E-Mails oder Anrufe.

  1. 01.

    Sie legen die Kriterien fest

    Zum Beispiel: bisheriger Abschluss, Startdatum, Studienform, Budget oder ob ein Stipendium benötigt wird.

  2. 02.

    Der Agent fragt im Gespräch nach

    Die Fragen ergeben sich ganz natürlich, während er die Fragen des Leads beantwortet – so wirkt es nie wie ein Formular.

  3. 03.

    Er vereinbart Termine mit den passenden Leads

    Er prüft die Verfügbarkeit Ihres Teams, bestätigt den Termin, sendet eine Erinnerung und verlegt ihn, falls die Person nicht kann.

Was in Ihrem CRM landet: Die Antworten jedes Leads in seinem Datensatz, eine klare Priorität und der Termin im Kalender der Beraterin oder des Beraters.

Anwendungsfall 04

  • Anruf
  • WhatsApp

Lösen Sie während des Gesprächs individuelle Aktionen aus

Bittet der Lead um etwas oder erfüllt er eine Bedingung, handelt der Agent sofort: Er sendet die Broschüre oder Informationen zu Stipendien per WhatsApp oder E-Mail, aktualisiert Ihr CRM oder leitet den Anruf mitten im Gespräch an Ihr Team weiter.

Wann einsetzen: Die nächsten Schritte hängen davon ab, dass jemand aus Ihrem Team später daran denkt.

  1. 01.

    Sie legen die Aktionen fest

    Zum Beispiel: „Wenn nach Stipendien gefragt wird, das Dokument senden“ oder „Wenn der Lead bereit ist, die zuständige Beratung benachrichtigen“.

  2. 02.

    Der Agent führt sie sofort aus

    Ohne auf jemanden zu warten: Er sendet die Informationen, trägt die Daten in Ihr CRM ein oder erstellt eine Aufgabe für Ihr Team.

  3. 03.

    Er vergewissert sich und fasst nach

    Er bestätigt beim Lead, dass er erhalten hat, worum er gebeten hat, und meldet sich bei Bedarf einige Tage später erneut.

Was in Ihrem CRM landet: Jede Aktion ist im CRM erfasst – zusammen mit dem Gespräch, das sie ausgelöst hat.

02 · Studierendenservice und Empfang

Gehen Sie ans Telefon, wenn Ihr Team es nicht kann

Der Agent nimmt Anrufe und Nachrichten von Studierenden und Familien an, klärt ihre Fragen, markiert, was einen Menschen braucht, und leitet jedes Anliegen an das richtige Team weiter.

4 Anwendungsfälle

Anwendungsfall 05

  • Anruf
  • WhatsApp

Empfang außerhalb der Geschäftszeiten

Abends, am Wochenende oder mitten in der Einschreibungsphase nimmt der Agent eingehende Anrufe und WhatsApp-Nachrichten an und bereitet den nächsten Schritt vor.

Wann einsetzen: Sie erhalten Anrufe oder Nachrichten zu Zeiten, in denen Ihr Team nicht erreichbar ist.

  1. 01.

    Er antwortet sofort

    Er bearbeitet Anrufe und WhatsApp-Nachrichten zu jeder Uhrzeit und in mehreren Sprachen.

  2. 02.

    Er klärt oder erfasst das Anliegen

    Er beantwortet häufige Fragen zu Studiengängen, Fristen oder Studiengebühren und notiert alles, was einen Menschen braucht.

  3. 03.

    Er bereitet den nächsten Schritt vor

    Er vereinbart einen Termin mit Ihrem Team oder übergibt den Fall mit einer Zusammenfassung, damit niemand etwas wiederholen muss.

Was in Ihrem CRM landet: Gleich am Morgen findet Ihr Team beantwortete Fragen, vereinbarte Termine und ein aktuelles CRM vor.

Anwendungsfall 06

  • Anruf
  • WhatsApp

Eingehende Anrufe filtern und weiterleiten

Der Agent nimmt jeden Anruf zuerst an, versteht, was die anrufende Person braucht, erledigt einfache Anliegen und leitet alles, wofür Ihr Team nötig ist, an die richtige Abteilung weiter.

Wann einsetzen: Ihre Zentrale erhält viele Anrufe, und Ihr Team verliert Zeit mit wiederkehrenden Fragen oder Anrufen, die für jemand anderen bestimmt sind.

  1. 01.

    Er nimmt an und fragt nach dem Anliegen

    Er begrüßt Anrufende im Namen Ihrer Einrichtung und findet heraus, ob es um eine Zulassungsanfrage geht oder um einen Anruf von Studierenden, Familien oder Lieferanten.

  2. 02.

    Er beantwortet die häufigen Fragen

    Öffnungszeiten, Fristen, Unterlagen oder Anfahrt: Was sich beantworten lässt, beantwortet er sofort.

  3. 03.

    Er leitet mit Kontext weiter

    Wird ein Mensch gebraucht, leitet er den Anruf an die von Ihnen festgelegte Abteilung weiter, ohne dass das Gespräch abbricht – zusammen mit einer Zusammenfassung des Besprochenen.

Was in Ihrem CRM landet: Jeder Anruf ist nach Anliegen kategorisiert, mit Zusammenfassung und der Angabe, an wen er weitergeleitet wurde.

Anwendungsfall 07

  • Anruf
  • WhatsApp

Erfassen Sie Anliegen und leiten Sie sie an die richtige Abteilung weiter

Der Agent unterstützt Studierende und Familien, wenn sie anrufen oder schreiben, um etwas zu melden – eine Abwesenheit, ein Zahlungsproblem, ein Problem auf dem Campus –, und sendet die vollständige Meldung an die richtige Abteilung.

Wann einsetzen: Meldungen landen am Empfang oder in der Zentrale und gehen verloren, stapeln sich oder brauchen zu lange, bis sie bei der zuständigen Person ankommen.

  1. 01.

    Er nimmt den Anruf oder die Nachricht an

    Er erkennt, wer sich meldet (Studierende oder Familie), und versteht die Art des Anliegens: akademisch, administrativ, Abrechnung oder Gebäude.

  2. 02.

    Er erfasst alle Details

    Er fragt nach allem, was fehlt – Kurs, Datum, Grund, Kontaktdaten –, damit niemand zurückrufen muss.

  3. 03.

    Er sendet es an das richtige Team

    Er leitet die Meldung an die Abteilung weiter, die Sie für den jeweiligen Typ festgelegt haben (Studienberatung, Verwaltung, Empfang …), erfasst sie in Ihrem System und bestätigt der Person den Eingang.

Was in Ihrem CRM landet: Jedes Anliegen ist mit Typ, Details und der Abteilung erfasst, an die es gesendet wurde.

Anwendungsfall 08

  • Anruf
  • WhatsApp

Unterstützen Sie Ihre Studierenden mit allen Informationen, die sie brauchen

Der Agent beantwortet die Fragen Ihrer Studierenden per Telefon oder WhatsApp: Stundenpläne, Prüfungstermine, Formalitäten, Unterlagen, die Lernplattform oder Praktika. Er gibt ihnen sofort alles, was sie brauchen, ohne dass sie auf eine Antwort warten müssen.

Wann einsetzen: Ihr Team beantwortet immer wieder dieselben Fragen von Studierenden, besonders zu Semesterbeginn und in der Prüfungszeit.

  1. 01.

    Die Studierenden fragen

    Sie rufen an oder schreiben auf WhatsApp – zu jeder Uhrzeit.

  2. 02.

    Der Agent gibt ihnen alles, was sie brauchen

    Er antwortet mit den Informationen Ihrer Einrichtung und sendet per WhatsApp oder E-Mail, was benötigt wird: einen Kalender, ein Formular oder die Schritte für einen Vorgang.

  3. 03.

    Er eskaliert nur, was nötig ist

    Erfordert das Anliegen einen Menschen, übergibt er es mit einer Zusammenfassung des Gesprächs an die richtige Abteilung.

Was in Ihrem CRM landet: Sofort beantwortete Fragen und ein Überblick über die häufigsten Fragen Ihrer Studierenden.

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